Mail Merge

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Syukur Alhamdulillah kami Panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq serta hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Sholawat serta salam atas junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukan dan mengarahkan umat manusia pada kebenaran dan kebajikan.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekuranganya oleh karena itu saran dan kritik sangat kami harapkan.

Akhirnya kami berharap makalah ini dapat bermanfaat khusunya bagi kami dan bagi teman-teman semua.

PENDAHULUAN

            Disini kami akan menjelaskan tentang cara-cara mengelola dan  membahas tentang cara membuat mail merge.

v Mail merge

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang. Berikut ini langkah-langkah membuat Mail Merge pada Microsoft Word:

1. Membuat Dokumen induk

2.     Membuat Dokumen sumber data

3. Menggabungkan Dokumen induk dengan sumber data.

1.  Membuat Dokumen Induk

 

·         Buatlah contoh naskah undangan , untuk bagian Nama, alamat dan kota dikosongkan saja, berikan ruang kosong untuk nantinya disisipi nama dari mail merge.

·         Klik pada Menu Tools , kemudian klik pada Letters anda Mailings, kemudian klik pada Mail Merge .

·         Pilihlah dokumen induk.

- Use the current document,
- Start from a template
- Start from existing document

·       klik pada bagian Letters dan klik pada Next : starting document.

·         klik pada Use the current document , kemudian klik pada Next: select recipient

·         klik pada Type a news lits, kemudian klik pada Create

2.     Membuat Dokumen Sumber Data

·         Pada langkah sebelumnya Klik type a new list, klik Create, klik  tombol Customize

                              

·         Setelah  klik Cuztomize akan muncul jendela cuztomize address list, klik  Delete.

·         Setelah klik tombol delete muncul peringatan seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol yes.

·         Setelah semua terhapus, sekarang saatnya menambahkan field baru, dengan cara klik pada Tombol Add. Akan muncul jendela Add field seperti gambar di bawah ini. masukkan nama fieldnya yang pertama, yaitu “nama” kemudian klik tombol OK .

·         Dengan langkah yang sama buatlah field untuk “alamat” dan juga “kota” ,Setelah ketiga field selesai dibuat, klik pada tombol OK

·         Masukkanlah nama, alamat, dan kota yang ingin diundang. kemudian untuk menampilkan kolom address baru, tinggal pada tombol New Entry.

·         Untuk melihat kolom sebelumnya klik pada tombol Previous, tombol First untuk kolom pertama, tombol Next untuk melihat kolom selanjutnya , dan tombol last untuk melihat kolom address yang terakhir. jika semua data telah diisi klik pada tombol Close.

·         setelah kamu klik tombol close, akan muncul jendela Save Address list. berikan nama file nya, kemudian klik pada tombol save.

·         setelah kamu klik pada tombol save, akan muncul jendela Mail Merge Recipients, klik pada tombol OK.

·         setelah kamu klik pada tombol OK, perhatikan toolbar bagian atas microsoft word, maka akan tampak toolbar baru, yaitu toolbar untuk fasilitas mail merge.

·         untuk mengaktifkan fasilitas mail merge yang baru kita buat tadi, aktifkan kursor pada ruang kosong di bawah tulisan Yth. Bpk/Ibu/Sdr.

3.  Menggabungkan Dokumen Induk Dan Sumber Data

·         klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

·         Akan muncul jendela Insert Merge Fied sperti. klik pada Field “Nama,” kemudian klik OK. lakukan langkah yang sama untuk field “alamat” dan kota.

·         Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini :

·         Pada gambar di bawah hanya muncul < >, < >, dan < > , nah untuk menampilkan data sesungguhnya klik pada Icon ABC seperti pada gambar di bawah ini.

         

·         maka data akan tampil seperti gambar di bawah ini.

·         Untuk menampilkan data halaman kedua klik pada icon panah, seperti gambar di bawah    ini.Pada taskpane yang ditampilkan klik tanda >> untuk menampilkan isi field berikutnya yang disisipkan pada dokumen induk dan tanda << untuk menampilkan isi field sebelumnya.

4.  Mencetak Mail Merge

·         Klik link Next : Complete the merge, task pane Mail Merge. Pilih Print atau Edit individual letters pada task pane Mail Merge, apabila pilih print, dokumen akan langsung dicetak menggunakan printer. Apabila memilih Edit individual letter dokumen akan dipindahkan ke dalam dokumen bar dan untuk selanjutnya akan di cetak.

1. Menggunakan Printer

·         Pilih print pada task pane Mail Merge terakhir.Terdapat tiga pilihan pada kotak dialog Merge to Printer, pilihlah salah satu, Klik tombol OK maka akan tampil kotak dialog Print

·         Selanjutnya klik tombol Ok.

2. Menggunakan Dokumen Baru

·         Pada task pane Mail Merge terakhir, klik Edit individual letters. Kotak dialog Merge to New Document aka ditampilkan. Pilih atau tentukan data yang akan dicetak ke dokumen baru selanjutnya klik tombol OK. Dokumen baru akan ditampilkan dalam jendela Microsoft Word yang berjudul Letter l yang siap untuk dicetak

5.     Membuat Mail Merge Menggunakan Data Dari Ms. Excel

Tahap I Membuat Data Source ( Sumber data )

• Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master ( Dokumen Induk )

• Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.

Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:

menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

• Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

• Selanjutnya kita akan memilih data source.

• Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

• Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

• Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

• Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

• Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

PENUTUP

      

       Semoga apa yang telah kita kerjakan ini membuahkan manfaat bagi kita dan bagi khasanah ilmu pengetahuan.

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi tentang pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih  banyak kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya ilmu pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini. Kami ucapkan terima kasih.

DAFTAR PUSTAKA

http://duniagus.blogspot.com/2008/07/mengenal-microsoft-word.html

http://www.homeandlearn.co.uk/MW/WordStartScreen.htm

http://gandolanet.wordpress.com/2010/01/27/insert-image-di-ms-office-word-2007/

http://reyusanova.blogspot.com/2011/01/microsoft-word-2007.html

http://www.wikipedia.org

http://www.ilmu komputer.com